전화 업무를 하다보면 전화에 집중하기 보다 부가적인 다른 업무로 시간을 많이 보내야하는 경우가 많습니다.

스위치를 사용하면 전화 업무가 어떻게 달라질까요?

스위치 팀에서 가장 통화를 많이하고 통화 공유 기능을 잘 활용하고 있는 마이클을 만나보세요!

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마이클은 어떤 업무를 하고 있나요? 👨💻

안녕하세요. 저는 아틀라스랩스에서 사업총괄을 담당하고 있는 마이클입니다. 저는 크게 2가지로 업무가 나뉘어요. 하나는 음성인식 솔루션 B2B 사업이고 다른 하나는 올해 출시한 AI 전화 스위치 서비스의 사업개발을 맡고 있어요. 음성인식 솔루션 B2B 사업은 처음 고객사의 문의가 들어오는 것부터 시작해서 계약 후 프로젝트가 마무리될 때까지 모든 과정을 한 땀 한 땀 관리하고요, 스위치에서는 B2B 서비스 준비 및 잠재고객 발굴에 관한 일들을 하고 있어요.

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전화 업무는 어떻게 하고 계세요? 📞

저와 같이 외부 및 내부 사람들과 모두 협업 많이 하는 직무는 커뮤니케이션 비용이 굉장히 많이 들어요. 전화는 물론, 이메일, 메신저까지 다양한 채널을 통해서 소통하고 있어요. 그중에서 특히 B2B 담당자분들은 이메일보다 바로바로 소통하기 편한 전화를 많이 사용하는데, 전화로 이야기한 내용은 기록이 되지 않아서 제가 따로 정리를 해야 하는 어려움이 있어요.

예를 들어서 고객과 전화가 끝난 뒤에는 통화한 내용을 정리해서 내용을 다시 내부 동료(이해 관계자)들에게 전달하고, 그 내용을 기반으로 논의에서 결정된 사항을 다시 고객과 커뮤니케이션해서 일을 진행해야 해요.

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저는 통화 내용 정리를 하나하나 기록하여 관리하고 있었습니다. 특히, 계약 단계에서 통화로 중요한 이야기가 많이 이루어지는데 고객사 담당자와 제가 기억하고 있는 내용이 다른 경우도 많아서 기록이 되지 않으면 오해와 문제가 발생할 수 있어 꼭 이 과정을 진행합니다.

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이 과정에서 전화 내용을 다 기억하고 수기로 입력해야 해서 이 과정에서 업무 시간을 많이 사용해야 하는 것이 불편했었죠.

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평소 스위치를 어떻게 전화 업무에 활용하고 계신가요? 📋

통화 내용 정리 과정에서 그 동안 기록하고 확인하는 데에서 많은 시간을 사용했었는데요. 스위치로 전화를 하면 자동으로 전화 내용이 기록되어서 내용을 정리하는 데에 썼던 시간과 비용을 아끼게 되었어요.

특히 정확한 기록이 남기 때문에 고객과의 오해도 예방할 수 있고요.

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스위치를 사용하면서 이제 수기로 노트를 남기는 방법을 하지 않아도 되어요. 확인이 필요한 통화 내용은 스위치를 앱 혹은 웹에서 검색해서 빠르게 활용하고 있어요.

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통화 내용 공유 기능은 실제 업무에서 어떻게 활용하고 있나요? 💻

특히 저는 이렇게 기록된 스위치 통화 내용을 내외부 업무 협업자들에게 공유하는 기능을 가장 많이 활용하고 있습니다.

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스위치 통화 공유 기능이란?

스위치에서 전화하고 기록된 통화 내용을 공유하는 기능입니다.

통화 내용 공유 기능은 스위치 커넥트에서 사용이 가능해요. 스위치 커넥트에서 공유하고 싶은 통화 내용을 선택해서 공유하기 기능을 누르면 되는데요. 이메일과 링크로 공유가 가능합니다. 저는 공유 링크를 메신저를 통해 많이 활용하고 있어요.

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통화 공유하기를 통해 음성 및 텍스트로 기록된 통화 내용을 빠르게 전달할 수 있어요. 필요한 부분을 다시 들을 수 있도록 중요한 내용에 하이라이트와 노트를 남기는 것도 가능해요.

* 통화 공유 기능은  현재는 웹에서만 사용할 수 있는데 스위치 앱에서도 사용할 수 있도록 준비 중입니다.

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저는 크게 2가지 용도로 활용하는데, 첫 번째는 협력사 담당자들과 커뮤니케이션할 때, 두 번째는 내부 동료들에게 정보를 전달할 때 사용해요.

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1. 외부 협력사들과의 소통에서 공유 기능 활용 💬

협력사 담당자들과는 잠재 고객 리드(Lead)가 들어왔을 때 제가 통화를 하고 나서 그 통화를 스위치 공유기능 링크를 통해서 전달해요. 리드가 들어왔는데 통화 내용을 들어보시고 이후 프로세스를 진행하고 싶으신지 확인할 수 있도록요. 스위치 커넥트로 공유된 통화 내용이 의사결정의 근거 기준이 되는 거죠.

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2. 내부 담당자들과 소통에서 공유 기능 활용 💬

내부에서는 슬랙을 주로 사용하기 때문에 슬랙 통해서 링크 공유하고 업무에 활용하고 있어요.

대표 전화번호로 들어온 문의를 경영지원 매니저분이 간단하게 통화 후 그 내용을 공유받아서 업무에 활용하기도 해요.

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공유 기능이 유용했던 재미있는 일화도 있어요. 😆

공유하기 기능이 너무 좋았던 재밌는 일도 있었어요. 외부에서 회사에 견적을 요청하는 것처럼 전화를 주셨는데 알고 보니 텔레마케터가 세일즈 리드용 전화번호 수집하기 위해서 대표번호로 전화한 경우였습니다. 스위치 커넥트 공유 기능을 통해서 사실 관계를 정확하게 확인 할 수 있었죠. 🙂

이렇게 통화 내용을 직접 공유하니 글로는 전달되지 않는 전화의 톤을 공유할 수 있어 오해의 가능성을 줄일 수 있었어요.

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그래서 공유 기능을 통해서 업무가 얼마나 효율적으로 변했어요? 👍

기존에 업무와는 효율성이 천지 차이로 변했어요!

1. 일일이 통화 내용을 손으로 한 땀 한 땀 적어서 전달하지 않아도 되니까 통화 내용을 받아쓰기하던 시간을 절약할 수 있게 되었어요.
2. 사람들과 더욱 명확하게 커뮤니케이션 할 수 있게 되었어요. 내가 가공하지 않은 사실 그대로가 담긴 전화 내용을 공유함으로 인해서 통화 속에 담긴 뉘앙스와 통화의 분위기 등까지 전부 다 한 번에 전달할 수 있어요. 오해가 발생할 확률이 거의 없어졌습니다.
3. 통화 내용을 모두 다 기억해서 전달하지 않아도 되니까 스트레스도 적어졌죠.
4. 사내 업무에 큰 변화가 일어나고 있어요. 통화에 담긴 정보를 전달할 때 모두 스위치 커넥트로 쉽고 빠르게 전달하게 되면서 더 빠르고 정확한 커뮤니케이션이 가능해졌습니다. 사내의 투명하고 솔직한 소통문화를 지켜나가는 데에도 많은 도움이 되고 있어요.

모두 다 스위치 커넥트 공유 기능 덕분이에요. 🙂 저처럼 B2B로 전화 업무를 많이 하신다면 스위치를 활용해보시면 좋을 것 같아요.

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마이클처럼 효율적으로 통화 내용을 공유해보고 싶다면?

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